Telefonkonferenz: Wichtig um lose Enden zusammenzufügen (Teil 6 von 13)

Telefonkonferenzen spielen eine wichtige Rolle in unserer virtuellen Organisation, erklärt uns Peter Hogenkamp im Gespräch und liefert ein Schaubild zur Organisation mit, hinter der ca. 50 Autoren stehen. Selbst er als Gründer und Geschäftsführer der Blogwerk AG kennt etwa die Hälfte noch nicht persönlich.

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Organigramm Blogwerk

Es kommen nur 3-4 Leute regelmässig ins Büro, die anderen Mitarbeitenden sind geographisch verteilt. Warum Telefonkonferenzen so wichtig sind und wie genau man diese handhabt, geben diese Stichpunkte fast wörtlich wieder:

  • Telefonkonferenzen sind für uns sehr wichtig, um sozusagen die „losen Enden“, die man immer wieder hat, zusammenzufügen.
  • Es gibt zwei regelmässige Telefonkonferenzen: Jede Woche die der Geschäftsleitung, etwa eine Stunde lang mit fünf Personen. Dann die Redaktionskonferenz mit den Leitern der Blogs. Zwei Personen nehmen an beiden Teil, aber ganz bewusst nicht er.
  • Nebenbei läuft immer ein Gruppenchat, mit dem man Links usw. verschicken kann; so muss man am Telefon nicht Buchstabieren.
  • Was sie momentan nicht machen, aber sehr angenehm wäre, ist Desktop-Sharing. Das kann aber bald mal soweit sein, denn es gibt jetzt den Client der Wunschsoftware auch für den Mac. Über Video sagt er: „Wir machen nichts mit Video, das ist uns alles zu anstrengend.“
  • Mit Skype-Telefonie hat man bei Blogwerk angefangen. Als es damals mit vielen Leuten dann zu zerhackt klang, sind sie auf klassische Telefonie umgestiegen. Hogenkamp sagt, „wir wählen uns trotzdem noch per VOIP ein, aber der Ort, wo die Telefonkonferenz gehosted wird, ist ein normaler Telefonieserver.“
  • Es gibt in Zürich und in Hamburg eine Einwahlnummer zum Ortstarif; noch keiner wollte dafür Telefonspesen ersetzt haben. Die Verbindung D-CH zahlt die Firma, eine Stunde Telefonkonferenz kostet dann etwa 2.40 SFR, und das ist ja kein Betrag.

WIKI: Nie Tabula Rasa – Nur Lesen, Schreiben und Aufräumen (Teil 5 von 13)

Etwa 15 Monate ist das Unternehmenswiki der Blogwerk AG nun in Betrieb, seit es ein reines Blog-System abgelöst hat. Es hat sich ganz gut organisch entwickelt, d.h. man musste nicht zurück zum Start, nur Aufräumen und Umkategorisieren war schon einmal notwendig. Peter Hogenkamp gibt uns noch genau Auskunft über seinen Arbeitsalltag mit dem Wiki vor Augen, und wir erfahren wie schon in einem vorhergehenden Gesprächssausschnitt, dass er gar nichts von Handbüchern mit Reglementen hält, zumindest nicht für Kommunikationsprozesse:

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Er befasst sich etwa 30 Minuten täglich – lesend –  mit dem Wiki; die meiste Zeit verbringt er schon noch mit den Mails, wegen der externe Mailkontakte. Er liest auch nicht alles im Wiki, sondern entscheidet was für ihn wirklich lesewichtig ist aus der Zusammenstellung, die er täglich über die Ereignisse der letzten 24 Stunden im Wiki erhält (diese Benachrichtigung in seine Mail heisst „Digest“). Anderes liest er schon auch, wenn er gerade Lust dazu hat. Und er schreibt auch recht viele Antworten.

Während wir sprechen sieht er gerade eine Diskussion, die im Wiki läuft. Ein Mitarbeiter brachte vor zwei Tagen die Frage auf, warum Blogwerk eigentlich keine Blogroll habe. Fünf Kommentare sind bereits da. Diskussionen in Wikis können leicht versanden; deshalb, sagt Hogenkamp, „nehmen wir solche Diskussionen meist in eine Telefonkonferenz und entscheiden: Fertig!“

WIKI: Kombiniert mit Multiblog und Disziplin (Teil 4 von 13)

Begonnen hat die Blogwerk AG mit einem internen Blog, der mit der Zeit dann aber zu überladen wurde, so dass ein Wiki für Unternehmen folgte. Dieses war Peter Hogenkamp auch eine grössere Investition wert. Er wollte kein reines Wiki, sondern ain Wiki- und Multiblog-System in einem. Hier spricht er über die verschiedenen sogenannten Spaces im Confluence Wiki, die sich gebildet haben, und warum die Wahl zwischen chronologischer Blogstruktur und hierarchischer Wikistruktur beim Erfassen von Inhalten auch einmal Disziplin und Zwischenrufe braucht.

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Als Hogenkamp beginnt aufzuzählen, stellt sich heraus, dass es mehr als zehn verschiedene Spaces sind. Es sind immer andere Kreise von Leuten, die einen Space nutzen. Es gibt:

  • für die verschiedenen Themenblogs je einen Space
  • Blogwerk, den alle lesen
  • Katzenblog für Smalltalk
  • Marketing und Sales
  • Kernteam
  • Verwaltung (wo z.B. Arbeitsverträge liegen, die nur ganz wenige sehen)
  • Geschäftsführung
  • zwei Spaces, die sie zusammen mit Kunden nutzen

Wenn ein Space mit seiner Startseite angelegt wird, legt man fest, wie man die hierarchischen und chronologischen Inhalte anzeigen will. Wird eine „Seite“ erstellt wird, kann man auswählen, ob sie hierarchisch funktioniert wie ein Wiki, oder chronologisch wie ein Blog. Letzteres findet Hogenkamp praktisch: „Wenn ich einmal nicht lange überlegen will, wo ich etwas einsortieren sollte, dann kann ich einfach einen Blogpost machen und habe es dann aber trotzdem im Wiki. Das nimmt mir ein bisschen Denken ab.“ Dafür braucht es dann doch Disziplin und ab und an Zwischenrufe, um zu sagen: „Macht doch aus der News (Anm.: d.h. einem Blogpost) eine Page, die wir dann hierarchisch anreichern können mit Inhalt.

E-Mail: Notifications, eine gute Kombination (Teil 3 von 13)

Zu E-Mail-Overload befragt, meint Peter Hogenkamp, dass er seine E-Mail nicht unangenehm viel findet, obwohl das Aufkommen in den letzten Jahren gewachsen ist. Er schildert, warum er damit normalerweise durchkommt und warum man sich über selbst ausgelöste E-Mails wie die sehr nützlichen Notifications eigentlich nicht beschweren kann.

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Die Zwei- Minuten-Regel besagt, dass man eine Mail nicht weglegen und wieder hervornehmen sollte, wenn man sie praktisch sofort erledigen kann. Es ist allerdings eine Frage der Disziplin, ob man sich daran hält.

Eine wichtige Funktion von E-Mail sind Notifyer für Sachen, die anderswo vorgehen. Man kann RSS-Feeds von Änderungen im Wiki (Blogwerk nutzt Confluence Enterprise Wiki) in sein E-Mail abonnieren oder Feeds von Diskussion-Treads bzw. Kommentaren zu einem Blogpost. Diese E-Mail-Eingänge sind dann ja persönlich ausgelöst, so wie beim sebstbestimmten Abonnement von E-Mail-Newslettern. Kann man sich darüber eigentlich beschweren, wenn man Notifications ja sehr praktisch findet?