E-Mail: So einfach wie möglich, ohne Reglement (Teil 2 von 13)

Wir erfahren in dieser Episode von Peter Hogenkamp, was er als Geschäftsführer von Erziehung und Reglementen für die E-Mail-Kommunikation sowie von Ordnungssystemen (Foldern, Ordnern) für die Ablage von Mails hält. Und natürlich spricht er darüber, wie er selbst damit verfährt.

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Kurz gefasst verhält er sich nach diesen  Leitgedanken:

  • Ich finde nicht, dass Erziehungs-E-Mails es bringen, sondern ich finde «Leading by Example» ist besser. Und dann kann man immer noch hinterher erziehen. (Das macht er nicht oft, vielleicht zweimal im Monat).
  • Ich glaube auch nicht an Kommunikationsreglemente, wo man versucht, jeden Fall aufzulisten und ein Regelwerk aufzustellen, das sowieso keiner liest. … Es ist viel besser, ad-hoc zu entscheiden und zu sagen, wenn einmal etwas schief läuft in der internen Kommunikation: «Hier müssen wir einmal gegensteuern!»
  • Was die Ablagestrukturen für Mails angeht, hat Hogenkamp schon Verschiedenes probiert. Er sagt: „Meiner Meinug nach muss man es unbedingt so einfach wie möglich machen, weil man sich an jedes komplizierte System nicht hält.“ Er ist deshalb auch am Ausdünnen seiner persönlichen Ordnungsstruktur. Z.B. hätte die Strukturierung nach Projekten sowieso nie funktioniert. Nicht nur einfach, sondern insbesondere schnell muss es sein: „Meiner Meinung nach kommt es hier auf jede Zehntel Sekunde an.“ Das Verschieben von Mails in Ordner dauert ihm bei Lotus Notes beispielsweise zu lange. Bei der Blogwerk AG setzt man die Firmenvariante von Gmail (Google Apps) ein. Da braucht er eigentlich nur zwei Tasten: „Entweder antworte ich natürlich, oder ich brauche Löschen oder Archivieren; ich archiviere fast alles, … man hat ja eh Speicherplatz satt“.

E-Mail: So wenig wie möglich (Teil 1 von 13)

Die Einstiegsfrage an Peter Hogenkamp zielt auf die bei Blogwerk gelebte Praxis des E-Mailing. Es soll ja Leute geben, die dem E-Mail völlig abschwören, experimentell zumindest – wie IBMer Luis Suarez. Nicht so die Blogwerker, sie machen es schon auch noch so wie man es vorher gemacht hat, als Basis.

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E-Mail ist nach wie vor berechtigt, sagt Hogenkamp, doch „wir versuchen so wenig wie möglich intern zu mailen – was uns natürlich nicht gelingt.“ Auch der Umgang mit dem Subject-Feld von E-Mails, das ja wirkliches Nachdenken lohnt, und die beliebte Nutzung des Verteilers «an alle», bereiten nicht nur Freude. Wie wir erfahren, kann man mit ein wenig «Wollen» viel gewinnen: „Wenn man sieht,

  • dass Diskussionen aufkommen, oder wenn man sieht,
  • dass das, worüber man gerade mailt, eigentlich dokumentiert werden sollte, oder wenn man sieht,
  • dass es nicht der richtige Verteiler ist, den man gerade hat, und es eigentlich ins Wiki gehört,

dann gilt es, E-Mail-Diskussionen abzubrechen und ins Wiki zu transferieren“. Und doch können bestimmt alle von uns auch das von sich selbst sagen: Warnlämpchen gehen tatsächlich oft an, wenn man weiss: «ich sollte jetzt eigentlich was anders machen, … jetzt mache ich es aber nicht». Dafür gibt es auch gute Gründe, denn von unterwegs, vom Mobiltelefon aus etwas ins Wiki zu stellen, ist viel mühsamer als E-Mail.

Zur Frage schliesslich, wie man zu effektiverem E-Mailing kommt, hören wir: „Man muss generell versuchen, eine Kultur zu etablieren, wo alle sich gegenseitig darauf hinweisen: Das müsste jetzt eigentlich ins Wiki!“

Arbeitspraxis 2.0 – Intro zur Serie: Wie Blogwerker arbeiten

Für die 13-teilige Vlogserie „Arbeitspraxis 2.0“, die am kommenden Case Friday startet, habe ich mich zu Peter Hogenkamp nach Zürich begeben. Hier sitzt er mir als Gründer und Geschäftsführer der Blogwerk AG, einem Online-Verlag wie er sagt, gegenüber. Vor 14 Jahren, als ich nach St. Gallen an die HSG kam, sass er mir als studentischer Assistent gegenüber, der während der Lehrstuhl-Vakanz „meine“ Vorlesungen zu PC-Tools organisiert und gehalten hat. Damals hat er mich in die „Lotus-Notes-Arbeitspraxis“ mit hineingezogen. Genauso wie das zu der Zeit pionierhaft war, so ist es euch heute wieder, wenn er mir und Ihnen Einblick gibt, wie Blogwerker arbeiten.

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Hogenkamp spricht übrigens von Kommunikation, nicht Arbeit. Die Interview-Serie wird uns durch die in dieser Übersichtsabbildung aufgelisteten Kommunikationskanäle führen: E-Mail und Microblogging (d.h. internes Twitter) je 3 Vlogs), Wiki, Telefonkonferenzen und Instant Messaging je 2 Vlogs und schliesslich ein Fazit in sechs Regeln.
Blogwerk Kommunikationskanäle

Mehr dazu auch im Post von Imgriff, einem der Blogwerk-Blogs: „Und so arbeiten Blogwerker

WissensWert Blog Carnival Nr. 1: Wie Blogwerker arbeiten

Grafiklogo WissensWertDie Frage der Ausgabe 1: „Ist Wissensarbeit 2.0 traumhaft oder traumatisch?“ passte wunderbar in das Interview mit Dr. Peter Hogenkamp, Gründer und CEO des Schweizer Online-Verlags Blogwerk AG über deren Arbeitspraxis 2.0. Flugs hatte er die Frage via Skype-Gruppenchat an zwei weitere Blogwerker weitergeleitet. Intererssanterweise übersetzte er meine Frage in „Wie findet ihr die Kommunikation bei uns?“. Die beiden Mitarbeiter antworteten realtime, und so sind in diesem sieben minütigen Gesprächsausschnitt gleich Aussagen von vier Personen versammelt, die Hogenkamp kommentiert und teils kontrovers diskutiert.
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Hier stichpunktartig die Kernaussagen zur Eingangsfrage, was als traumhaft und was als traumatisch empfunden wird:

  • Peter Sennhauser: „Traumhaft ist, dass man immer und überall – und mitten aus Interviews – Fragen ans Team stellen kann.“
    „Traumatisch ist, dass man jederzeit Auskunft geben muss.“ … „… dass die Kanäle nicht irgendwelchen Dringlichkeits- oder sonstigen Kriterien zugeordnet werden können.“ (zu Letzterem vertritt Hogenkamp eine Gegenposition)
  • Lea Barmettler: „Traumatisch ist auch, dasss es so viele Kanäle sind.“ (da weiss Hogenkamp ein Mittel: RSS-Feeds)
  • Peter Hogenkamp: „Traumhaft ist insgesamt, dass wir hier eine Firma mit 50 Leuten … steuern können mit einem fast Null-Budget. Eigentlich ist fast alles was wir nutzen „Software as a Service“, und das meiste ist gratis. … Die Total Cost of Ownership von unserem Blogwerk-Arbeitsplatz ist winzig … 100 Franken im Jahr, also nichts.“
  • Andrea Back: „Als ich mit einem Newsreader angefangen habe, war ich anfangs wirklich gestresst. … Ich habe sowohl beim Newsreader als auch beim Bloggen gemerkt, dass es nur eine Phase war, und dass man sehr schnell zu Gelassenheit findet.“

Im letzten Teil (ab ca. Minute 5) geht es um die verbreitete Klagerei über die Informationsüberforderung (Information Overload). Auch eine Behauptung von Zukunftsforscher Matthias Horx, dass die Leute wieder aus dem Internet aussteigen würden, reizt zur Stellungnahme. Hogenkamp scheut sich nicht, Klartext zu reden. An einer Stelle fühlt er sich von Aussagen dieser Art so „provoziert“, dass er sich ein „alles völliger Quatsch“ nicht verkneifen kann.