Synaxon – BACKonTheFuture – Business 2.0 Blog

Wiki-Arbeitskultur im Unternehmen: Etwa Ausdruck der persönlichen Arbeitspräferenzen der Führungskräfte? (Teil 9 von 9)

Andrea Back — Thu, 23 Oct 2008 22:14:03 +0000

Zum Abschluss und zur Abrundung der Synaxon-Reihe beantwortet CEO Frank Roebers diese zwei Fragen mit „JA“:

Kann man als Führungskraft erfolgreich ein Wiki einführen und treiben, auch wenn man selbst den kollaborativen Arbeitsstil ganz und gar nicht im Blut hat?
Lebt das Wiki weiter, auch wenn er, der Initiator nicht mehr mitmachen würde?

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=kiTN-m1U5_Q[/youtube]

Besonders bemerkenswerte Aussagen im 3-minütigen Interview sind:

Für die meisten ist dieses kollaborative Arbeiten eher angelegt in ihrer Persönlichkeit als bei mir.
Eine Plattform dafür zu schaffen und vor allen Dingen diese endlosen, überflüssigen Hürden der Mitarbeit zu beseitigen, das war für mich das Wichtigste.
Die meisten Unternehmen befassen sich unglaublich intensiv mit der Frage, wie sie ihre Mitarbeiter zu irgendetwas motivieren können. Ich vertrete die Auffassung, das kann man sich sparen, wenn man wenigstens die Dinge beiseite lässt, die einem bei der Arbeit hindern und demotivieren.

Rückgängig machen, glaube ich, ist schwer bis unmöglich … weil wir einfach alle gesehen haben, wie wertvoll dieses System ist und wie es uns die Arbeit erleichtert, auch die Informationssuche.
Wir haben irgendwann einmal eine Schwelle genommen, wo es dann von Einzelnen nicht mehr abhängig ist, und diese Schwelle haben wir ungefähr drei bis vier Monate nach der Einführung genommen.
Mich braucht in diesem Wiki heute keiner mehr. Da hat sich selber so eine kleine Leistungselite, eine Art Meritokratie gebildet – so eine informelle Hierarchie – die das Wiki von sich aus weiter treibt.

Persönliche Wiki-Beteiligung: Teil der Mitarbeiterbeurteilung (Teil 8 von 9)

Andrea Back — Fri, 10 Oct 2008 05:36:28 +0000

Heute braucht die Synaxon AG keinen Druck mehr, um Mitarbeiter dazu zu bringen, beim Wiki-Arbeitsstil mitzumachen, denn eine grosse Mehrheit sagt: Das ist eine gute Sache.
Anreize setzt allein schon die Mitarbeiterbeurteilung, erfahren wir hier von CEO Frank Roebers: „Ein grosser Teil unserer Mitarbeiterbeurteilung befasst sich mit dem Kommunikationsverhalten und dem Web-2.0-Verhalten, zur Zeit.“ Wie das im Einzelnen aussieht und wirkte erläutert Roebers kurz hier im Gespräch.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=Pp1f3lfiAAA[/youtube]

Wundertüte Wiki: Synergieeffekte bei der Integration von Unternehmen (Teil 7 von 9)

Andrea Back — Fri, 26 Sep 2008 15:33:39 +0000

In diesem Beitrag hat Frank Roebers, CEO der Synaxon AG, sehr Spannendes über die die Neugestaltung von Geschäftsprozessen durch den Einsatz von Wikis zu berichten. Die Wiki-Anwendungen haben in seinem Unternehmen auf diesem Weg zu viel höherer Effektivität und Effizienz geführt. Lassen Sie sich von ihm näher erläutern, warum Synaxon

durch Wikis so matrixfähig geworden ist, dass die Synergieeffekte bei der Integration von Unternehmensakquisitionen wirkungsvoll zum Tragen kommen,
im Projektmanagement einen grossen Einsparungseffekt von Ressourcen hat (das ist sozusagen der Bonustrack dieses Videos, denn Wikis in der Projektarbeit sind im Vlog-Titel ja gar nicht erwähnt).

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=thutpaLj2Z0[/youtube]

Hier einige Schlüsselaussagen aus diesem inhaltsdichten Gesprächsausschnitt:

Integration von Unternehmen
Das Wiki ist ein wesentlicher Werttreiber in der Akquisition von Unternehmen geworden.
Heute haben wir eine zentrale Marketingabteilung für alle Marken und eine zentrale Einkaufsabteilung.
Früher konnte die Marketingabteilung nur sehen was die Marketingabteilung, nicht was die Einkaufsabteilung machte. Wir haben ja Prozesse, die quer durch die Aufbauorganisation laufen. Wenn Sie dann nur über Schnittstellenformulierungen für Wissenstransfer zwischen den Abteilungen sorgen müssen, erhöht das den Aufwand unheimlich, und die Integration von Unternehmen wird sehr schwer. Wenn jeder sowieso jeden Prozessschritt mitverfolgen kann, dann können Sie viel schlanker agieren, dann brauchen Sie nicht mehr so viele Abteilungen, die spezialisiert sind.
Wikis im Projektmanagement
Früher haben die Projektmitglieder ein Verzeichnis gepflegt und haben dort ihre Dokumente gehabt und mussten Versionen- und Schnittstellenmanagement machen. Heute arbeiten alle auf einem Wiki-Artikel.
Wir machen sogar die Präsentationen mittlerweile ausschliesslich aus dem Wiki, so dass Sie die unglaublich aufwendige Übertragung in Powerpoint nicht noch zusätzlich machen müssen.
Das spart 20%-30% Zeit im Projekt.
Wikis eignen sich generell, wenn viele Abteilungen, viele Menschen gemeinsam an einem Problem arbeiten. Z.B. ein Vertragsabschluss, an dem viele beteiligt sind. Über digitale Signaturen kann man sogar Freizeichnungen machen.

Wundertüte Wiki: Meetings werden weniger und effizienter (Teil 6 von 9)

Andrea Back — Fri, 12 Sep 2008 05:28:42 +0000

Kaum jemand, der nicht über die viele, teils unproduktive, Zeit klagt, die unsereins die Woche über in Meetings verbringt. Hätten Sie gedacht, dass ein Unternehmenswiki hier Abhilfe schaffen könnte? Das klingt wie ein Wunder, ist aber keines. Frank Roebers, CEO der Synaxon AG, erklärt in knapp einer Minute, wie es zu folgenden Nutzeffekten bei Besprechungen kommt:

Ganz oft sind Themen aus der Agenda abgearbeitet, bevor das Meeting überhaupt stattfindet,
sehr oft werden die Besprechungen viel kürzer,
die Meetings befassen sich mit ganz anderen Themen; da geht es mehr um systemische Dinge, um sehr grundsätzliche Themen, und
manchmal fallen die Meetings ganz aus.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=Yx9h3J_PdTA[/youtube]
Um dafür auch in Ihrer Organisation den Boden zu bereiten, sollten Sie erreichen, dass alle Beteiligten Besprechungen grundsätzlich im Wiki vorbereiten. D.h., wenn Sie ein Meeting machen wollen, dann legen Sie einen Wiki-Artikel an und fordern alle Teilnehmer auf, ihre Tagungsordnungspunkte einzutragen. Was sich dann daraus entwickelt? Hören Sie dazu doch den Interviewausschnitt an.

Druckvolle Wiki-Einführung: „Komm ich zeig’s dir – mal 10“ (Teil 5 von 9)

Andrea Back — Fri, 29 Aug 2008 05:24:18 +0000

Man kann Mitarbeiter ja nicht zwingen, an einem Unternehmenswiki teilzunehmen. Der Initiator und CEO Frank Roebers hatte von Anfang an ein paar glühende Fans bei der Synaxon AG. Er erzählt hier im Interview: „Ich war nicht allein … Die, die privat schon in Wikis gearbeitet haben und Web 2.0 verstanden haben, die haben gesagt: Das wird uns so nach vorne bringen!“ Die grosse Mehrheit der Mitarbeiter muss allerdings mit harten Fakten überzeugt werden:

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=nMLccRhK3-4[/youtube]

Mit einem Team von rund zehn Leuten ist man sehr druckvoll an die Wiki-Einführung gegangen. Mit ‚Druck‘ ist laut Roebers gemeint: „Ich bin von einem Büro ins nächste gerannt: ‚Was machst du gerade? Warum steht das nicht im Wiki?‘ Wir haben immer klar gemacht: ‚Ihr macht hier einen Fehler … Ihr führt hier zwei Systeme, das macht viel mehr Arbeit‘ „. Zum Einwand, dass das Neue kompliziert sei, hiess es einfach: „Komm, ich zeig’s dir, das ist ganz einfach: Rübernehmen den Text – und fertig!„

Angst ein Wiki loszulassen? Gegenstandslose Befürchtungen (Teil 4 von 9)

Andrea Back — Fri, 15 Aug 2008 05:30:43 +0000

Was wären Ihre Überzeugungen oder vielmehr Befürchtungen, wenn Sie nachts von einem Wiki träumten, das zentrales Organisations-, Arbeits- und Kommunikationsmittel Ihres Unternehmens wäre?
Frank Roebers, CEO, hat diesen Traum umgesetzt und sagt ganz offen „Ich war mir ganz sicher, dass es nicht schief gehen würde; allerdings war ich auch der einzige bei uns im Unternehmen, der sich ganz sicher war.“

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=9YPZF7wzTeE &showsearch=0[/youtube]

Die hier im Video näher erläuterten Einwände im Kreis der anderen Führungskräfte waren:

es gibt totale Anarchie und es droht der Untergang des Unternehmens,
im Mitarbeiterwiki wird einfach nichts passieren, es wird versanden: es wird sich niemand beteiligen,
im Franchisenehmer-Wiki wird es Tonalitätsprobleme wie im früheren Feedback-Forum geben.

Punkt 1 bedarf keiner weiteren Worte, siehe Synaxon AG und die Inhalte dieser Vlog-Serie.

Zu Punkt 2 hat man folgende Erfahrung gemacht: „Nach einer kurzen zögerlichen Phase haben allerdings sehr schnell die meisten Kollegen gelernt: Wenn ich mein Wissen teile, werde ich dadurch besser und schneller. … Das wiegt mehr als mein Wissensmonopol zu behalten.“

In Bezug auf Befürchtung 3 hat sich eine Erfahrung von Wikipedia bewahrheitet, dass Strukturen und Tonalitäten in Wikis sehr stabil sind. Roebers sagt: „Wir haben das Wiki vorbefüllt (Anm.: ca. 4000 erste Artikel). Wir haben eine sehr sachliche, aber schon humorvolle Art der Kommunikation gewählt. … Die gleichen Franchisenehmer, die vorher noch sehr unhöflich im Forum unterwegs gewesen sind, haben mittlerweile einen sehr sachlichen konstruktiven Stil in dem Wiki. … Ausfälligkeiten sind super-selten.„

Unternehmenswiki: Jedem Talent eine Betätigungsmöglichkeit (Teil 3 von 9)

Andrea Back — Fri, 08 Aug 2008 11:20:17 +0000

„Egal was Sie können, Sie werden gebraucht„, sagt Frank Roebers, CEO, im folgenden Interviewausschnitt über das Unternehmenswiki der Synaxon AG.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=JPBaHpxjdZw[/youtube]

Von den vielen Talenten, die so unterschiedlich sind wie die Mitarbeiter/inn/en selbst, nennt er exemplarisch:

Beitragende, denen wichtig ist, dass Ordnung und Struktur drin sind; diese arbeiten sehr viel mit Kategorien
„Techies“, die es lieben, den Code bis an seine Grenzen auszureizen; diese stellen allen Dinge zur Verfügung, die es im Wiki gar nicht so gibt.
Designverliebte, die es gerne schön haben möchten.
Beitragende, die schlechte Orthographie und Grammatik hassen und
viele, die sehr sauber recherchieren, die sehr sorgfältig arbeiten.

„Wie vom Donner gerührt“ – vom Wiki-Selbstregelungsmechanismus (Teil 2 von 9)

Andrea Back — Fri, 01 Aug 2008 05:30:22 +0000

Wann waren Sie das letzte Mal vom Donner gerührt? Frank Roebers, CEO der Synaxon AG, hatte dieses Erlebnis als er von Jimmy Wales hörte, wie Wikipedia funktioniert. Er war sich dann sicher, dass es mit dem Unternehmenswiki bei Synaxon klappen würde.

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=VDJqLG33qU0[/youtube]

Roebers gibt in diesem Video-Kurzstatement dazu einige wichtige Erläuterungen, insbesondere:

Wenn Sie Wikipedia nur als Recherche-Instrument nutzen und nicht Autor sind, dann hat man keine Chance zu verstehen, wie so ein Selbstregelungsmechanismus funktionieren kann.
Mir ist schlagartig klar geworden, was ich da vor mir habe: Eine relativ risikolose Lösung unseres Problems Wissensmanagement, Dokumentenmanagement und Aktivierung unserer Mitarbeiter.
„Ein Wiki ist die denkbar einfachste Datenbank.“ Das würde ich heute bestätigen, das ist so. … Es ist viel einfacher, als ich jemals gedacht habe.

Update:
Auch Sie können sich von Jimmy Wales persönlich inspirieren lassen, z.B. hier ein Vortrag auf TEDTalks: Jimmy Wales on the birth of wikipedia.

Wiki als Intranet: So räumt man Hürden für die Mitarbeit aus dem Weg (Teil 1 von 9)

Andrea Back — Fri, 25 Jul 2008 15:30:24 +0000

In den nächsten Wochen ist hier von einem Unternehmenswiki die Rede, das die Bezeichnung „visionär“ verdient. Für die Synaxon AG fühlte es sich vor zwei Jahren visionär an, inzwischen ist es eine vertraute, alltägliche Anwendung und Arbeitsweise. Eine bemerkenswerte Besonderheit dabei ist, dass alle sogenannten „Regeln“ freigegeben sind. Das reicht von Regeln zum Versand von Paketen und zur Parkplatzordnung bis hin zum Kostenantragsprozedere und Verfahren zur Finanz- und strategischen Planung. Im April, zum Aufnahmezeitpunkt des Interviews, umfasste das Unternehmenswiki rund 15.000 Seiten und bei über 90 000 Edits gab es keinen einzigen Missbrauch. Der Initiator und CEO Frank Roebers teilt seine Philosopie und seine Erfahrungen in einer Reihe von neun Kurzbeiträgen mit, die hier mit dem ersten Vlog startet:

[youtube]http://de.youtube.com/watch?v=PT5LxhPyt94[/youtube]

In diesem ersten Vlog erfahren wir dazu in knapp vier Minuten unter anderem:

alle Mitarbeiter können alles ändern. Wir vertrauen unseren Mitarbeitern so weit, dass sie tatsächlich nur das ändern, was von allen mitgetragen werden kann, auch von der Geschäftsleitung.
Hiermit haben unsere Mitarbeiter eine Hürde verloren, die sie vorher an der Mitarbeit gehindert hat. Das hat für uns ganz enorme Effekte gehabt. Es werden alle Regeln relativ häufig bearbeitet.
Das erste, was man sich zu Beginn des Arbeitstages anschaut, sind die Blogs im Wiki: Was ist Neues im Blog? Dann schaut man im E-Mail Account, ob auf der eigenen Beobachtungsliste etwas passiert ist. Roebers selbst hat die für ihn wichtigsten Regeln (die er selbst als Regelinhaber mit verfolgt) und einige Projektportale (z.B. ein Six-Sigma-Projekt) auf der Beobachtungsliste. Er hat ca. 200 Seiten auf Beobachten gesetzt, d.h. das meiste, was im WIKI stattfindet, bekommt er nicht mit.

Auch wenn das Wiki in den eigenen Augen nicht mehr visionär erscheint, so gehen dem Unternehmen die Visionen nicht aus. Roebers meint: „Möglicherweise lösen sich unsere Strukturen noch weiter auf. Wir haben heute noch Hierarchien, zwei Führungsebenen mit einer schwach ausgeprägten dritten. Mein Eindruck ist: Da ist noch was im Fluss.“

Update: Dass „der Fluss“ weiter in Richtung Enterprise-2.0-Anwendungen und -Kultur fliesst, schildert Frank Roebers in seinem Zwischenbericht von 2. Januar 2009 auf dem Synaxon Blog.

Vlog-Reihe: Ein Unternehmen, das auf Wikis aufgebaut ist: SYNAXON AG (Intro)

Andrea Back — Wed, 23 Jul 2008 15:40:22 +0000

Am kommenden Freitag startet eine weitere Vlog-Serie, diesmal zum Thema Unternehmenswikis. In neun weniger als 4 min. kurzen Gesprächsausschnitten aus einem Interviews, das ich im April diesen Jahres mit CEO Frank Roebers führte, erfahren Sie – fast – alles, was Sie schon immer über Unternehmenswikis, die ein traditionelles Intranet ablösen, wissen wollten.

Was für ihn der Auslöser war, auf Wikis zu setzen, und bei welcher Ausbaustufe man heute angelangt ist schildert Frank Roebers in diesen beiden Kurzstatements „Initialzündung“:

[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=O1tRfE7_Y2A[/youtube]

und „Wiki ohne Grenzen“ (siehe auch Vlog-Splitter auf www.business20.unisg.ch). Die SYNAXON AG spricht inzwischen über sich selbst als Unternehmen, das auf Wikis aufgebaut ist (vgl. öffentliches SYNAXON Wiki).
[youtube]http://www.youtube.com/watch?v=4bxIb5o71Qk[/youtube]

In der Vlog-Serie, die in der Kategorie „Case Friday“ in den nächsten Wochen erscheint, wird deutlich, warum man dies kaum treffender sagen könnte.

Für die Ungeduldigen: Einen ersten Eindruck von der dort gelebten Wiki-Philosophie vermittelt auch ein Artikel „Die Gläserne Firma„, der im brand eins Magazin 3/2007 erschienen ist.