Begonnen hat die Blogwerk AG mit einem internen Blog, der mit der Zeit dann aber zu überladen wurde, so dass ein Wiki für Unternehmen folgte. Dieses war Peter Hogenkamp auch eine grössere Investition wert. Er wollte kein reines Wiki, sondern ain Wiki- und Multiblog-System in einem. Hier spricht er über die verschiedenen sogenannten Spaces im Confluence Wiki, die sich gebildet haben, und warum die Wahl zwischen chronologischer Blogstruktur und hierarchischer Wikistruktur beim Erfassen von Inhalten auch einmal Disziplin und Zwischenrufe braucht.

Als Hogenkamp beginnt aufzuzählen, stellt sich heraus, dass es mehr als zehn verschiedene Spaces sind. Es sind immer andere Kreise von Leuten, die einen Space nutzen. Es gibt:

• für die verschiedenen Themenblogs je einen Space
• Blogwerk, den alle lesen
• Katzenblog für Smalltalk
• Marketing und Sales
• Kernteam
• Verwaltung (wo z.B. Arbeitsverträge liegen, die nur ganz wenige sehen)
• Geschäftsführung
• zwei Spaces, die sie zusammen mit Kunden nutzen

Wenn ein Space mit seiner Startseite angelegt wird, legt man fest, wie man die hierarchischen und chronologischen Inhalte anzeigen will. Wird eine „Seite“ erstellt wird, kann man auswählen, ob sie hierarchisch funktioniert wie ein Wiki, oder chronologisch wie ein Blog. Letzteres findet Hogenkamp praktisch: „Wenn ich einmal nicht lange überlegen will, wo ich etwas einsortieren sollte, dann kann ich einfach einen Blogpost machen und habe es dann aber trotzdem im Wiki. Das nimmt mir ein bisschen Denken ab.“ Dafür braucht es dann doch Disziplin und ab und an Zwischenrufe, um zu sagen: „Macht doch aus der News (Anm.: d.h. einem Blogpost) eine Page, die wir dann hierarchisch anreichern können mit Inhalt.

Zu E-Mail-Overload befragt, meint Peter Hogenkamp, dass er seine E-Mail nicht unangenehm viel findet, obwohl das Aufkommen in den letzten Jahren gewachsen ist. Er schildert, warum er damit normalerweise durchkommt und warum man sich über selbst ausgelöste E-Mails wie die sehr nützlichen Notifications eigentlich nicht beschweren kann.

Die Zwei- Minuten-Regel besagt, dass man eine Mail nicht weglegen und wieder hervornehmen sollte, wenn man sie praktisch sofort erledigen kann. Es ist allerdings eine Frage der Disziplin, ob man sich daran hält.

Eine wichtige Funktion von E-Mail sind Notifyer für Sachen, die anderswo vorgehen. Man kann RSS-Feeds von Änderungen im Wiki (Blogwerk nutzt Confluence Enterprise Wiki) in sein E-Mail abonnieren oder Feeds von Diskussion-Treads bzw. Kommentaren zu einem Blogpost. Diese E-Mail-Eingänge sind dann ja persönlich ausgelöst, so wie beim sebstbestimmten Abonnement von E-Mail-Newslettern. Kann man sich darüber eigentlich beschweren, wenn man Notifications ja sehr praktisch findet?

Wir erfahren in dieser Episode von Peter Hogenkamp, was er als Geschäftsführer von Erziehung und Reglementen für die E-Mail-Kommunikation sowie von Ordnungssystemen (Foldern, Ordnern) für die Ablage von Mails hält. Und natürlich spricht er darüber, wie er selbst damit verfährt.

Kurz gefasst verhält er sich nach diesen  Leitgedanken:

• Ich finde nicht, dass Erziehungs-E-Mails es bringen, sondern ich finde «Leading by Example» ist besser. Und dann kann man immer noch hinterher erziehen. (Das macht er nicht oft, vielleicht zweimal im Monat).
• Ich glaube auch nicht an Kommunikationsreglemente, wo man versucht, jeden Fall aufzulisten und ein Regelwerk aufzustellen, das sowieso keiner liest. … Es ist viel besser, ad-hoc zu entscheiden und zu sagen, wenn einmal etwas schief läuft in der internen Kommunikation: «Hier müssen wir einmal gegensteuern!»
• Was die Ablagestrukturen für Mails angeht, hat Hogenkamp schon Verschiedenes probiert. Er sagt: „Meiner Meinug nach muss man es unbedingt so einfach wie möglich machen, weil man sich an jedes komplizierte System nicht hält.“ Er ist deshalb auch am Ausdünnen seiner persönlichen Ordnungsstruktur. Z.B. hätte die Strukturierung nach Projekten sowieso nie funktioniert. Nicht nur einfach, sondern insbesondere schnell muss es sein: „Meiner Meinung nach kommt es hier auf jede Zehntel Sekunde an.“ Das Verschieben von Mails in Ordner dauert ihm bei Lotus Notes beispielsweise zu lange. Bei der Blogwerk AG setzt man die Firmenvariante von Gmail (Google Apps) ein. Da braucht er eigentlich nur zwei Tasten: „Entweder antworte ich natürlich, oder ich brauche Löschen oder Archivieren; ich archiviere fast alles, … man hat ja eh Speicherplatz satt“.

Die Einstiegsfrage an Peter Hogenkamp zielt auf die bei Blogwerk gelebte Praxis des E-Mailing. Es soll ja Leute geben, die dem E-Mail völlig abschwören, experimentell zumindest – wie IBMer Luis Suarez. Nicht so die Blogwerker, sie machen es schon auch noch so wie man es vorher gemacht hat, als Basis.

E-Mail ist nach wie vor berechtigt, sagt Hogenkamp, doch „wir versuchen so wenig wie möglich intern zu mailen – was uns natürlich nicht gelingt.“ Auch der Umgang mit dem Subject-Feld von E-Mails, das ja wirkliches Nachdenken lohnt, und die beliebte Nutzung des Verteilers «an alle», bereiten nicht nur Freude. Wie wir erfahren, kann man mit ein wenig «Wollen» viel gewinnen: „Wenn man sieht,

• dass Diskussionen aufkommen, oder wenn man sieht,
• dass das, worüber man gerade mailt, eigentlich dokumentiert werden sollte, oder wenn man sieht,
• dass es nicht der richtige Verteiler ist, den man gerade hat, und es eigentlich ins Wiki gehört,

dann gilt es, E-Mail-Diskussionen abzubrechen und ins Wiki zu transferieren“. Und doch können bestimmt alle von uns auch das von sich selbst sagen: Warnlämpchen gehen tatsächlich oft an, wenn man weiss: «ich sollte jetzt eigentlich was anders machen, … jetzt mache ich es aber nicht». Dafür gibt es auch gute Gründe, denn von unterwegs, vom Mobiltelefon aus etwas ins Wiki zu stellen, ist viel mühsamer als E-Mail.

Zur Frage schliesslich, wie man zu effektiverem E-Mailing kommt, hören wir: „Man muss generell versuchen, eine Kultur zu etablieren, wo alle sich gegenseitig darauf hinweisen: Das müsste jetzt eigentlich ins Wiki!“