Wie viele und welche Tools haben wir Wissensarbeiter heutzutage in Benutzung? Schätzen Sie einmal, mit wie vielen Tools Sie Umgang pflegen. Wieviele benutzen Sie regelmässig, wieviele gelegentlich? Fünf – zehn – 15?
Neulich habe ich mich daran gemacht, den Bestand an Arbeitstools zu dokumentieren, die auf meinem Notebook zum Einsatz kommen. Diese Inventur sollte vor allem zeigen, wie sich meine Werkzeugkompetenz im letzten halben Jahr, dem Forschungssemester, verändert hat. Neue Tools selbst anwenden zu können, statt gewisse Arbeiten an Hilfskräfte oder das Sekretariat delegieren zu müssen (statt dürfen), war ein Weiterbildungsvorsatz aus persönlichem Ehrgeiz.
Nach einer Stunde Bestandsaufnahme zeigte die Inventurprozedur die Tabelle links. Im Frühjahr hatte ich für die Umfrage von Jane Hart meine 10 Lieblingstools genannt (siehe Fettdruck). Von diesen sind noch alle bis auf Google Reader im Einsatz, der musste NewsGator weichen, der auch die Feeds des neu in Betrieb genommenen und passwortgeschützten Lehrstuhl-Wikis abonnieren kann und zudem lokal speichert. Bei mir kommen Offline-Phasen durchaus noch vor. Zwei Tools sind neu in meine Top-10-Liste aufgerückt, nämlich Twitter und Basecamp, dafür rutschen Flickr und Paintnet auf tiefere Rangplätze.
Insgesamt kommen 56 Tools zusammen, in Worten: sechsundfünfzig. Natürlich, da sind viele darunter, die nur sehr selten zum Zuge kommen, aber trotzdem: Kaum zu glauben! Davon neu gelernt, d.h. in den letzten Monaten erstmals angewendet habe ich sechzehn Tools, alle bis auf drei (Moodle, Mahara E-Portfolio-Software und ein Content Management System) übrigens aus eigenem Antrieb. Wer die Tools durchschaut ist bestimmt schon auf die lustvolle Andeutung in der Blogpost-Überschrift gekommen: Mit 56 Tools, da fängt das Web-2.0-Arbeitsleben an, mit 56 Tools, da hat man Spass daran, …. mit 56 ist noch lange nicht Schluss! – denn auf der Lernliste stehen noch ein paar Einträge.

In unseren Business-2.0-Forschungsprojekten haben wir in den vergangenen Monaten (theoretische) Modelle recherchiert und geprüft, die passen und helfen, Empfehlungen dafür abzugeben, welche Softwareunterstützung für welchen Anwendungszweck im Unternehmen (bezogen auf den Bereich Kommunikation, Kooperation und Kollaboration von Wissensarbeitern) geeignet ist. Dabei „probierten“ wir es auch mit der bereits aus den 80er Jahren stammende Media Richness Theory (engl. siehe auch IS-Theories Wiki). Diese geht – vereinfacht gesprochen – davon aus, dass die Wahl eines Medium für die Kommunikation dann effektiv und somit sinnvoll ist, wenn die Reichhaltigkeit des Mediums der Komplexität der zu kommunizierenden Information entspricht. In einem Paper für die American Conference on Information Systems, welches im Herbst dieses Jahres in ausgebauter und überarbeiteter Form auch im International Journal of e-Collaboration erscheinen wird, haben wir darauf aufbauend eine Task-Media-Fit-Matrix entwickelt, in welcher wir auf einer Achse die Reichhaltigkeit des Mediums und auf der anderen die Komplexität der kollaborativen Aufgabe abgebildet haben. Ausgehend von einem im Paper näher beschriebenen Bewertungsschema haben wir dann verschiedene Medien hinsichtlich ihrer Reichhaltigkeit bewertet und in die Matrix eingeordnet. Somit entsteht eine automatische Zuordnung zum unterstützten Komplexitätsgrad der Aufgaben.

Während die letztlich triviale Matrix als theoretisch fundiertes Erklärungsmodell in der Wissenschaft taugen mag (auch wenn es an der Gültigkeit der Media Richness Theory berechtigte Zweifel gibt), ist der praktische Nutzen meines Ermessens nur gegeben, wenn damit auch konkrete Tool-Empfehlungen für bestimmte Aufgaben gegeben werden können. Aber wie bestimme ich die Komplexität einer Aufgabe, an der mehrere Personen beteiligt sind? Handelt es sich um die Summe der individuell von den Beteiligten empfundenen Komplexitäten oder etwa den daraus resultierenden Durchschnitt? Ist Komplexität überhaupt objektiv messbar? Bis auf welche Granularitätsstufe sollten Aufgaben zur Analyse heruntergebrochen werden? Während die Media Richness Theory hinsichtlich der Bestimmung der Reichhaltigkeit von Medien durchaus brauchbare Hinweise liefert (z.B. Feedback und die Fähigkeit, Emotionen zu transportieren), sind kaum verwertbare Ideen zur Bestimmung der Komplexität der zu unterstützenden Aufgaben enthalten. Meines Ermessens bietet sich hinsichtlich des Entwurfes eines Ansatzes zur Komplexitätsmessung zunächst eine Zerlegung der Aufgaben in die folgenden drei Stufen an:

1. Aufgaben, die primär Kommunikation (also den reinen Austausch von Informationen zwischen zwei oder mehreren Personen) umfassen
2. Aufgaben, die überwiegend kooperativ (arbeitsteilige Bewältigung von Teilaufgaben) erledigt werden
3. Aufgaben, die synchrone oder asynchrone Kollaboration (gemeinsame, sich wechselseitig beeinflussende Bewältigung einer Aufgabe) erfordern

Mit ist dabei klar, dass es sich dabei letztlich auch um eine Aggregation handelt. So umfasst eine kollaborative Aufgabe wohl sehr häufig auch kooperative Teilaufgaben und bei all diesen Aufgaben ist Kommunikation vonnöten. Es stellt sich wiederum die Frage nach dem Granularitätsgrad bei der Betrachtung. Möglich ist natürlich eine Zerlegung bis auf die Ebene der Kommunikation hinab, wie sie in der Media Richness Theory praktiziert wird. Dies ist aus meiner Sicht jedoch wenig praktikabel. Vielmehr muss die Betrachtung direkt auf der Ebene der Kollaboration erfolgen.

Als Indikatoren für den Komplexitätsgrad denkbar wären beispielsweise die Anzahl der beteiligten Akteure und/oder die Häufigkeit der Interaktionen zwischen ihnen. Ein Gedanke, der noch weiterentwickelt werden muss. Für Hinweise auf existierende Ansätze zur Bestimmung der Komplexität kollaborativ zu bewältigender Aufgaben, Kritik oder Vorschläge zur Weiterentwicklung hier in den Kommentaren wäre ich dankbar.

Seit wenigen Tagen kann man mit Google Insights for Search noch genauere Informationen aus den gespeicherten Suchanfragen-Daten herausziehen als bei Google Trends. Für mich war eine Recherche nach folgenden Suchbegriff-Profilen interessant genug, um mich eine halbe Stunde mit dem Dienst vertraut zu machen:

• Vergleich der Suchbegriffe (A): Enterprise 2.0, Business 2.0, Social Software
• Vergleich der Suchbegriffe (B): Blogs + Weblogs + Blog, Wiki + Wikis, Podcasting + Podcasts + Podcast
  für
• Deutschland, Österreich, Schweiz
• seit 1.1.2008
• über alle Kategorien (einschliesslich Business, Entertainment, Health, Internet, Lifestyles, u.v.a.m.)

Die Überraschung: „Social Software“ hätte ich für den Exotenbegriff gehalten, ist er aber nicht. Für A und CH hiess es teilweise „not enough search volume“, so dass keine Zahlen angezeigt werden konnten. Die Grafik oben für (A) bezieht sich auf Deutschland. Für die Suchanfrage (B) mit der Detailansicht zur regionalen Aufteilung sieht man die Ergebnisse für die Schweiz. Für D, A und CH gleichermassen war übrigens „Wiki(s)“ der häufigst eingegebene von allen drei Suchbegriffssets.

Am besten aber Sie probieren es gleich selbst aus, dieser Dienst ist einfach zu bedienen, so dass Sie ganz schnell Resultate haben. Um als Forscher/in oder für das Marketing die Daten richtig interpretieren zu können und um gute Anfragen bzw. Auswertungen zu konzipieren, empfiehlt sich eine eingehendere Lektüre der Dokumentation; den Einstieg mit Anregungen zu Informationsbedarfen über „How can I use Insights for Search“ finde ich empfehlenswert. Die Zahlenangaben sind normalisiert und auf einer Skala von 0-100 angezeigt; Zahlen in den Grafiken werden übrigens nur angezeigt, wenn man in einem Google-Account eingelogged ist.

Die Einführung von Software Suites wie Microsoft Office SharePoint Server, Lotus Notes oder Livelink von OpenText stellt eine sehr grosse Herausforderung dar. Neben den notwendigen technologischen Voraussetzungen muss vor allem auch die organisationale Reife der Organisation berücksichtigt und gegebenenfalls weiterentwickelt werden.

Wenn die Verantwortung für solche Software-Einführungsprojekte wie häufig überwiegend allein im IT-Bereich liegt, kommt letzterer Punkt nicht selten zu kurz. Eine ineffiziente Nutzung des Systems oder gar ein vollkommenes Scheitern des Projektes drohen. Die im Forschungsprojekt IMPACT (Implementation and Adoption of Information and Communication Technologies) kooperierenden Partner Kompetenznetzwerk Business 2.0, Prof. Dr. Andrea Back, am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St. Gallen, Microsoft Services Deutschland sowie Open System Network AG haben sich zum Ziel gesetzt, gemeinsam eine Vorgehensmethode sowie ein Reifegradmodell zur Unterstützung dieser komplexen Einführungsaufgabe zu entwickeln.

Die oben genannten Suites bilden die Funktionalitäten von Portalen, Team Collaboration Support und Content Management integriert ab. Gartner hatte dafür einmal den Begriff „Smart Enterprise Suites“ geprägt, den sie jetzt aber nicht mehr verwenden. Forrester spricht von „Information Workplace Platform„. Seit die Steigerung der Produktivität von Wissensarbeit in den Fokus von Unternehmen gekommen ist, suchen diese vermehrt nach Lösungen, die teils weltweit verteilten Kollaborations- und Kommunikationsprozesse besser zu unterstützen. Technologien des Web 2.0 haben wesentlich zur gestiegenen Benutzerfreundlichkeit dieser Anwendungen beigetragen. Nicht zuletzt deswegen nimmt das Interesse der Unternehmen an derartigen Software Suites stetig zu. Die Einführung dieser Portal-Lösungen obliegt zumeist den IT-Abteilungen, da es sich um ein Softwaresystem handelt. Die umfangreichen technologischen Anforderungen lassen dies auch sinnvoll erscheinen. Vermehrt wird – nicht zuletzt durch teilweise oder vollumfänglich gescheiterte Einführungen – jedoch auch die starke Bedeutung der organisationalen Reife und der bei einem solchen Projekt notwendigen Prozess-, Struktur- und Kulturveränderungen erkannt. Diese spielen jedoch bislang in IT-lastigen Projektmanagement-Methoden kaum eine Rolle. IMPACT plant, dies zu ändern. So soll eine Vorgehensmethode entwickelt werden, die den Verantwortlichen für diese Projekte als detaillierter Leitfaden dienen soll. Konkret definierte Lieferobjekte machen die Methode zu einem gut handhabbaren und effizienten Steuerungsinstrument. Neben technisch orientierten Lieferobjekten wie beispielsweise dem Rollenmodell oder Berechtigungskonzept umfasst diese Methode insbesondere auch Lieferobjekte, welche sich auf die organisationalen Veränderungsprozesse beziehen (z.B. die Ausarbeitung von Befähigungskonzepten oder die Veränderung der Arbeitsweise). Generell wird zwischen Lieferobjekten auf den Ebenen „Organizational Adoption“ und „Technical Implementation“ unterschieden. Ferner sind Lieferobjekte auch an den organisationalen Reifegrad eines Unternehmens gekoppelt. So fallen in einem bereits besser auf kollaborative Arbeitsprozesse ausgerichteten Unternehmen gewisse Lieferobjekte nicht mehr an, wenn die dahinter stehenden organisatorischen Veränderungen bereits erfolgt sind. Die Methode passt sich somit flexibel den herrschenden Vorbedingungen im Unternehmen an.

Sowohl die Einführungsmethode als auch das dazugehörige Reifegradmodell liegen seit Juni in einer ersten Version vor, welche derzeit im Rahmen von Fallstudien überprüft und gegebenenfalls ergänzt wird. Erste Anwendungen sind im Jahr 2009 im Rahmen von begleiteten Einführungen von Microsoft SharePoint geplant. Für weitere Fragen zum Forschungsprojekt IMPACT steht Ihnen Stefanie Hain vom Kompetenznetzwerk Business 2.0 (stefanie.hain@unisg.ch) gern zur Verfügung.